Cuối ngày, bạn mệt nhoài nhưng nhìn lại danh sách việc thì chẳng có gì thật sự quan trọng được hoàn thành. Cả ngày trôi qua trong những email, tin nhắn và những việc gấp của người khác. Đó là dấu hiệu rõ ràng rằng bạn đang bị thời gian quản lý, chứ không phải ngược lại. Quản lý thời gian không phải nhồi nhét thêm nhiều việc vào một ngày, mà là chọn đúng việc để làm và dám gạt bỏ phần còn lại.

Phân biệt quan trọng và khẩn cấp

Ma trận Eisenhower chia mọi việc thành bốn nhóm dựa trên hai trục: mức độ quan trọng và mức độ khẩn cấp. Hầu hết chúng ta dành cả đời chạy theo những việc khẩn cấp mà quên mất việc quan trọng nhưng chưa gấp, như học một kỹ năng mới, chăm sóc sức khỏe hay vun đắp các mối quan hệ. Chính nhóm việc này mới quyết định bạn của năm năm tới.

  • Quan trọng và khẩn cấp thì làm ngay
  • Quan trọng nhưng chưa khẩn cấp thì chủ động lên lịch, đây là nhóm định hình tương lai bạn
  • Khẩn cấp nhưng không quan trọng thì ủy quyền hoặc làm cho nhanh gọn
  • Không quan trọng cũng không khẩn cấp thì mạnh dạn loại bỏ

Chia khối thời gian

Time blocking là việc dành sẵn từng khoảng thời gian trong ngày cho từng loại công việc cụ thể, thay vì để mọi thứ trôi nổi và phản ứng theo cảm hứng. Khi một việc có khung giờ cố định, bạn ít bị xao nhãng hơn, cũng ước lượng thời gian chính xác hơn và bớt cảm giác mọi thứ chồng chất. Hãy dành khung giờ tỉnh táo nhất trong ngày cho việc khó nhất, gom các việc nhỏ giống nhau vào cùng một khối, và luôn chừa một khoảng đệm để xử lý phát sinh.

Quy tắc hai phút

Nếu một việc tốn dưới hai phút, hãy làm ngay thay vì ghi nó vào danh sách rồi để đó. Việc trì hoãn liên tục những việc nhỏ khiến chúng tích tụ thành một đống áp lực vô hình, và nhiều khi thời gian ta dành để lo lắng về chúng còn nhiều hơn thời gian để làm cho xong.

Bạn không bao giờ tự nhiên tìm thấy thời gian cho điều gì cả. Nếu thật sự muốn có thời gian, bạn phải chủ động dành ra nó.

Học cách nói không

Mỗi lần bạn đồng ý một việc, bạn đang ngầm từ chối một việc khác có khi còn đáng giá hơn. Bảo vệ thời gian không phải ích kỷ, đó là điều kiện để bạn làm tốt những cam kết thật sự quan trọng. Lấy một ví dụ thực tế: một bạn freelancer luôn nhận mọi dự án vì sợ mất khách, kết quả là làm việc cả cuối tuần mà thu nhập không hề tăng. Khi bạn ấy bắt đầu từ chối những dự án rẻ và ngốn thời gian để tập trung vào vài khách hàng lớn, thu nhập tăng lên còn số giờ làm lại giảm đi.

Đánh giá lại cuối ngày

Dành năm phút cuối ngày để nhìn lại: việc gì đã xong, việc gì bị trễ và vì sao. Thói quen nhỏ này giúp bạn liên tục điều chỉnh thay vì lặp lại cùng một sai lầm tuần này qua tuần khác. Theo thời gian, bạn sẽ hiểu rõ nhịp làm việc của chính mình hơn bất kỳ cuốn sách nào dạy được.

Lời kết

Quản lý thời gian thực chất là quản lý sự chú ý và quản lý lựa chọn. Khi bạn rõ ràng về điều gì quan trọng và dám bảo vệ nó, một ngày hai mươi tư giờ bỗng trở nên rộng rãi hơn nhiều so với bạn tưởng.